¿Qué puedo hacer cuando tengo fallas en los emails, spam y espacio en el servidor?
Hemos notado diversos detalles respecto al manejo de los correos electrónicos de algunos clientes que producen que el espacio contratado se llene con facilidad causando sobrecarga en el servidor debido a la carencia del espacio mínimo para el manejo de los archivos temporales de la cuenta (debe haber al menos 10MB libres).
Notamos que en diversos buzones de correo donde los usuarios utilizan el servicio webmail NeoMail, a pesar de que borran los mensajes (los pasan al trash-basurero), no hacen click en el ícono del basurero de NeoMail por lo que se almacena una cantidad importante de correos "pseudo-borrados" que ocupan espacio innecesariamente. A su vez, en otros casos el buzón de entrada esta full por lo que nuevos emails serán rebotados hasta que exista espacio disponible.
Por otro lado deben notar que al habilitar el aniquilador de spam, las bases de datos para filtrar los spam crecen en forma importante. Esto se almacena en archivos en su espacio y en podrían ocupar entre 75MB y 100MB.
ACCIONES IMPORTANTES QUE DEBEN REALIZAR CONTINUAMENTE EN SU SERVIDOR:
Para solucionar la situación recomendamos realizar las siguientes acciones:
1. Si su plan de hospedaje se esta quedando pequeño para su nivel de necesidades le recomendamos cambiar su Plan por el próximo superior de tal forma que tengan más holgura y no tengan estas emergencias. Esto es de especial importancia si tienen un número considerable de cuentas de correo y estiman que las mismas crecerán. Algunos usuarios necesitan espacio adicional para sus correos. A su vez, para habilitar la caja de spam (de tal forma que acumulen todo el spam en carpetas de spam en el servidor dentro del área de cada usuario), requieren de más espacio.
2. Informar continuamente a los usuarios del webmail de su servidor que el borrar los emails de la bandeja de entrada NO los elimina del servidor por lo cual deben vaciar la bandeja de trash para lograr limpiar su espacio.
3. Revisar las carpetas de correo para conocer quienes no han hecho el punto anterior. Los archivos tienen la palabra trash y utilizando el ícono del Administrador de Archivos en el Panel de Control pueden entrar en la carpeta mail y de alli a la carpeta con el nombre de su dominio de correos y finalmente a la carpeta de cada usuario. Donde consigan archivos de trash es porque los usuarios no los eliminaron por completo del servidor.
4. Usar el ícono de Uso de Disco del Panel de Control y luego hacer click en los botones Show More Directory Depth y Show Parent Directories para que puedas conocer que carpetas estan haciendo mayor uso del espacio y al ingresar a las mismas sabrán porqué y si realmente deberían estar así.
5. Si habilitan la caja de spam en el aniquilador de spam deben al menos 1 vez a la semana limpiar las cajas de spam (educando a los usuarios sobre el hecho de que deben ingresar por webmail y revisar periódicamente las carpetas de spam para verificar si algo se coló que no era spam). Para hacer la limpieza sólo ingresan por el ícono de Correo y luego Aniquiladores de Spam para finalmente hacer click en el botón Clear Spam Box. Nuestra recomendación es no habilitar la caja de spam para que los emails sólo queden marcados como spam y sean emitidos a los buzones de los clientes de correo de tal forma que sea el usuario y/o su software antispam en el PC quienes definitivamente los eliminen.
6. Indicar a los usuarios del Webmail que deben dejar de usar el Neomail y usar el Horde ya que debido a la obsolecencia del software Neomail, el mismo será descontinuado del servidor (o ya ha sido descontinuado según la fecha en la que usted lea esta ayuda). Es importante destacar que si usted sólo hace uso de clientes de correo tales como el OutLook Express, MSOutLook, Eudora, Lotus Notes, entre otros, este cambio no les afectará. Sin embargo, si usted acostumbra a usar el servicio de WebMail a través del NeoMail, le recomendamos que pase su información de contactos al software Horde así como descargue y guarde los correos electrónicos hacia su computador. Para conocer los detalles de funcionamiento del software Horde puede revisar el manual en:
http://www.TecnoHost.Net/manuales/WebmailHorde.pdf